Päivitys 28.9.2016/PI

Maksatuksen ohjeet

Yleistä

Voit hakea hankkeen maksua Hyrrässä, kun olet saanut myönteisen tukipäätöksen. Kun ha­ke­muk­sel­le on teh­ty sähköinen tuki­pää­tös Hyrrässä, tu­lee sii­tä il­moi­tus vas­tuu­hen­ki­lön ja mah­dol­li­sen yh­teys­hen­ki­lön säh­kö­pos­tiin.

Lue huo­lel­la hank­keesi tuki­pää­tös sekä tuki­pää­tök­ses­tä mak­sun eh­dot.  Maksua voi hakea tukipäätöksellä hyväksyttyihin kustannuksiin. Noudata kustannusten kirjaamisessa tukipäätöksen kululajeja. 

  • Toimita kopio rahoituspäätöksestä ja ohjeista kirjanpidosta vastaavalle henkilölle. 

  • Pidä projektikohtaista kirjanpitoa, jotta hankkeeseen liittyvät kulut voi helposti todentaa kirjanpidosta.    


Maksua voi hakea kustannuksiin, jotka

  • on hyväksytty tukipäätöksessä. Päätöksessä on mukana  hyväksytty kustannuserittely
  • ovat syntyneet hakemuksen vireilletulon jälkeen, tukipäätöksessä hyväksytyllä toteutusajalla.  
  • ovat tuensaajalle osoitettuja ja tuensaajan maksamia.  
  • on kirjattu tuensaajan kirjapitoon 


Ilmoita maksuhakemuksessasi hankkeelle syntyneet 

  • kustannukset
  • tulot
  • toteutuneet rahoitusosuudet. 

Liitä hakemukseesi selvitys hankkeen toteutumisesta ajanjaksolta, jolta haet maksua. Hankkeelle tukipäätöksessä hyväksytty kustannusmalli määrittää sen, mitä selvityksiä ja tilinpitoasiakirjoja maksuhakemukseen pitää liittää.

Maksuerät

  • Kehittämishanketuen maksua on haettava vähintään kerran vuodessa. Kehittämishankkeeseen, jonka kesto on enintään 24 kuukautta, maksua voidaan hakea harvemmin.
  • Hanketuen viimeisen erän maksamista on haettava neljän kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä.

Maksua haetaan sähköisesti Hyrrä-järjestelmästä

Tutustu Maaseutuviraston sähköisen Hyrrä-oppaan maksuhakemuksen ohjeeseen. Sähköisessä oppaassa on tiedot aina ajan tasalla.  http://maaseutuvirasto.mobiezine.fi/zine/165/article-20758

Saat mak­su­ha­ke­muk­sen täyt­tä­mi­seen ohjeita omasta Leader-ryhmästäsi. Etenkin ensimmäistä hanketta tai ensimmäistä kertaa sähköistä maksua hakevien kannattaa ottaa yhteys Leader-ryhmään, joka auttaa tarvittaessa, mikäli maksuhakemuksen täyttämisessä il­me­nee on­gel­mia.

Tee maksuhakemus huolellisesti, jotta sen käsittely on sujuvaa. Lähetä hakemus käsittelyyn vasta, kun olet tarkastanut, että hakemuksessa on kaikki tarpeelliset tiedot ja liitteet. Voit pyytää tässä vaiheessa apua myös Leader-ryhmästä.  Jos hakemuksesta puuttuu tietoja, ELY-keskus lähettää hakijalle lisätietopyynnön. Noudata täydennyspyynnön määräaikoja.

Maksuhakemusten käsittely ELY-keskuksessa kestää oman aikansa.  Ajoittain käsittely saattaa ruuhkautua. 

Osaan maksua hakevista hankkeista tehdään tarkastuskäynti ennen tuen maksamista, ja näiden hankkeiden tuki voidaan maksaa vasta tarkastuksen jälkeen.  

Maksupäätös tallentuu Hyrrään, ja siitä tulee viesti hakemuksella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.


Hyrrän käytöstä

  • Maksuhakemusta voi valmistella Hyrrässä milloin vain. Keskeneräisen hakemuksen voi tallentaa, ja jatkaa sen täydentämistä myöhemmin. 
  • Hyrrä toimii parhaiten Firefox-selaimen versiolla 48.0 tai sitä uudemmalla selainversiolla. Jos käytät Hyrrää vanhemmalla selainversiolla (= selainversion numero on pienempi kuin 48.0), Hyrrässä esiintyy liitteiden liittämis- ja näkymisongelmia.
  • Käytä internet selainta aina yksityinen selaustilassa! http://maaseutuvirasto.mobiezine.fi/zine/165/article-15131
  • Tyhjennä selaimen välimuistista sivuhistoria joka kerta kun kirjaudut Hyrrää tai vähintään aina, kun Hyrrä -järjestelmään on tehty päivitys http://maaseutuvirasto.mobiezine.fi/zine/165/article-15157

Miten maksuhakemuksen valmistelu aloitetaan?

Maksuhakemukseen pääsee Hyrrässä Tukipäätös-välilehden kautta.

Kun ha­ke­muk­sel­le on teh­ty tuki­pää­tös Hyrrässä, tu­lee sii­tä il­moi­tus vas­tuu­hen­ki­lön ja mah­dol­li­sen yh­teys­hen­ki­lön säh­kö­pos­tiin. Hank­keel­le on pää­tök­sen­teon yh­tey­des­sä tul­lut uusi Pää­tös-väli­leh­ti. Mak­su­ha­ke­muk­sen te­ke­mi­nen aloi­te­taan Pää­tös-väli­leh­del­lä.

Va­lit­se en­sin mak­su­ha­ke­muk­sen tyyp­pi: Mak­su­erä tai Lop­pu­mak­su. Va­lin­ta­lis­ta au­ke­aa va­lin­ta­laa­ti­kon pe­räs­sä ole­vas­ta nuo­les­ta         

  • Valitse maksuerä, jos aiot hakea maksua useammassa erässä
  • Loppumaksu valitaan vain siinä tapauksessa, että haet kaikki hankkeen kustannukset kerralla maksuun.

Kun mak­su­ha­ke­muk­sen tyyp­pi on va­lit­tu, ak­ti­voi­tuu pai­ni­ke Tee mak­su­ha­ke­mus. Tä­män jäl­keen avau­tu­va mak­su­ha­ke­mus si­säl­tää kol­me väli­leh­teä: Pe­rus­tie­dot, Kus­tan­nus ja ra­hoi­tus sekä Alle­kir­joi­tus ja lä­he­tys.

  • Tallenna maksujakson päivämäärät -> huomioi että ilmoitat maksuun kuluja, jotka on maksettu tällä jaksolla
  • Ilmoita tilinumero aina IBAN-muodossa.  Jos olette saaneet hankkeeseen kuntalainaa, ja laina on sovittu maksettavaksi kunnan tilille, ilmoita tässä kunnan tilinumero!  Mainitse kuntalainasta Lisätietoa kohdassa ja liitä valtakirja maksuhakemuksen liitteeksi
  • Järjestelmä tarjoaa automaattisesti vastuuhenkilöksi maksuhakemuksen valmistelijaa. Vaihda vastuuhenkilöksi yhdistyksen / hakijan nimenkirjoittaja, jos sinulla ei ole allekirjoitusoikeutta.  Voit valita vastuuhenkilön tai henkilöt henkilötunnuksella tai alasvetovalikosta. Vastuuhenkilöitä voi olla useampi.
  • Jos nimenkirjoittaja on vaihtunut, voit lisätä hankkeelle uuden vastuuhenkilön. Tähän tarvitset nimenkirjoittajan henkilötunnuksen!  Liitä mukaan pöytäkirjanote tai yhdistysrekisteriote muutoksesta.
  • Huom! Ha­ke­muk­sel­la pi­tää antaa säh­kö­pos­ti­o­soi­te, jon­ne lähetetään ha­ke­mus­ta kos­kevat vireilletuloilmoitukset, täydennyspyynnöt ja maksuhakemuksen päätös.
  • Perustiedot –välilehdelle voi liittää hankkeen liitteitä, kuten kirjanpidon otteet, tiliotteet tai verkkopankkitulosteet, työsopimukset, työaikaseurannat jne. Nimeä liitteet selkeästi.
  • Kustannukset ja rahoitusvälilehdellä ilmoitetaan hankkeen kuluja kululajeittain – esim palkat, ostopalvelut, vuokrat  -> tarkista omasta päätöksestä hankkeesi kululajit
  • Palkka –riville voi lisätä esim. palkkoihin liittyvät tositteet (palkkalaskelmat, sivukulujen laskelmat)  -> yhdelle riville voi lisätä vain yhden liitteen
  • Voit ilmoittaa samalla kululajille kohdistuvia kuluja useammalla rivillä. Järjestelmä laskee summat yhteen.
  • Ilmoita Rahoitus-taulukkoon ELY-keskuksesta haettava avustus (EU+valtio) ja Toimintaryhmän maksama kuntaraha  -> tarkista tukipäätöksestä hankkeesi julkisen rahoituksen määrä: myönnettävä tuki ja muu julkinen rahoitus yhteensä esim 50%, 85%, 80%, 90%. Kuntaraha on yleensä 20% julkisesta rahoituksesta. Tarkista jakauma tukipäätöksestä.
  • Vastikkeettoman talkootyön euromäärä on oltava sama kustannus- ja rahoitustaulukoissa.  Liitä mukaan allekirjoitetut ja skannatut talkootyölistat.  Jos talkoota on kertynyt enemmän, säilytä yli menevät talkoolistat tulevia maksatuksia varten.
  • Maksuhakemuksen voi lähettää käsittelyyn, kun se on allekirjoitettu. Jos teillä on sääntöjen mukaan kaksi allekirjoittajaa, on molempien allekirjoitettava hakemus ennen lähettämistä.    HUOM! jos hakemuksen on allekirjoittanut toinen allekirjoittajista, ei hakemuksella olevia tietoja voi enää muuttaa muuten kuin poistamalla allekirjoituksen.

Liitteet

  • Liitä maksuhakemukseen tarvittavat liitteet.   
  • Tallenna liitteet pdf-muodossa
  • Skannaa liitteet pääkirjan otteen mukaisessa järjestyksessä kustannuslajeittain. Samaan liitteeseen voi skannata peräkkäin useamman laskun tai tositteen. Jos skan­na­at ni­puit­tain, ni­pun kus­tan­nus­ten sum­ma syö­te­tään ri­vin Kus­tan­nus € -kent­tään.
  • Ni­meä lii­te selkeästi si­ten, että mak­saja voi hel­pos­ti koh­dis­taa liitteen oi­ke­aan asi­aan. esim. Palkat tammi-kesäkuu 2015  tai ostopalvelut 1-3_2015
  • Skannaa liitteet vasta sitten, kun niihin on merkitty kirjanpidon tositenumerot ja hyväksymismerkinnät
  • Yh­den liit­teen mak­si­mi­koko on 10 Mt.

Maksuhakemuksen liitteet

  • Maksujaksoa koskeva ote kirjanpidon pääkirjasta
  • Kopiot hankkeelle kuuluvista laskuista, joihin on merkitty tositenumerot ja tiliöintitiedot ja jotka on maksettu ja kirjattu kirjanpitoon
  • Tiedot maksutapahtumista (tiliote tai verkkopankin maksutosite)
  • Ostopalveluden tai hankintojen hintatasoselvitykset, jos kustannus on yli 2500 euroa. Käytä tarpeen mukaan ELY-keskuksen apulomakkeita
  • Vastikkeettoman työn selvitykset (Mavin lomake 3322L) 
  • Selvitykset toteutuneista rahoituksista
  • Tarvittaessa selvitykset kustannusten jakoperusteista, jos kulu ei kohdistu kokonaan hankkeelle

Raportit 

  • Kirjallinen selvitys hankkeen toimenpiteistä maksujaksolla
  • Loppuraportti loppumaksun yhteydessä

Seurantatiedot

  • Seurantatiedot tallennetaan sähköiseen Hyrrä-asiointipalveluun alle vuoden kestävissä hankkeissa toteutusajan päätyttyä, viimeistään loppumaksun hakemisen yhteydessä.
  • Monivuotisissa hankkeissa tiedot annetaan tammikuun loppuun mennessä. Raportointijaksoon yleensä kalenterivuosi. Raportointijakso voi olla myös lyhyempi, riippuen hankkeen aloittamisen tai päättymisen ajankohdasta. 
  • Viimeinen seurantatieto hankkeesta annetaan loppuraportin yhteydessä.  

Palkkakustannukset

  • Jäljennös työsopimuksesta - palkan suuruus ja peruste. 
  • Työntekijän tuntikirjanpito (Mavin lomake 3321L), muista työntekijän ja työnantajan allekirjoitukset. Jos hankkeessa on useampia osa-aikaisia tai määräaikaisia työntekijöitä, voit käyttää palkkakulujen kohdennukseen ELY-keskuksen apulomakkeita Flat rate-hankkeisiin.
  • Palkkalaskelmat
  • Tositteet lakisääteisten sivukulujen ja lomarahojen maksamisesta
  • Ensimmäisen maksun yhteydessä työnhakuilmoitus, jos kyseessä ei ole vakituinen työntekijä ja  hanketyöntekijä palkataan yli vuodeksi tai hankkeen aikana osa-aikaisen työsuhteen kesto on yli 1 htv

Palkkiot

  • Palkkioiden perusteena oleva sopimus tai päätös, jossa ilmenee palkkioiden perusteet

Matkakulut

  • Matkalasku, josta ilmenee matkan tarkoitus ja peruste oman autonkäytöstä.
  • Tositteet matkakuluista (junaliput, taksikuitit, hotellilaskut tms.)
  • Seminaarien tai koulutusten ohjelmat
  • Ulkomaanmatkan ja opintomatkan osalta on matkan ohjelma ja matkaraportti. 
  • Tarvittaessa kilpailutusdokumentit
  • HUOM! Jos hankkeessa on 24 % FLAT RATE  ei matkakuluja tarvitse erikseen raportoida, liitteeksi ainoastaan matkaraportit.

Kirjallinen toimintaraportti

  • Maksuhakemuksen yhteydessä

Hanketuella tehty viestintämateriaali

  • näytekappaleet esitteet, julkaisut, lehdet, muista käyttää viestintäohjeiden mukaisia logoja
  • kopiot lehti-ilmoituksista
  • printit hankkeessa tehdyistä nettisivuista
  • harkinnan mukaan pdf tai jpg-muodossa

Rakentamisinvestointien lisäliitteet

  • Jäljennökset rakennuslupapäätöksessä edellytettyjen katselmusten pöytäkirjoista, kun katselmus on suoritettu.
  • Palovakuutustodistus